Das kostet HR-Arbeit heute

Wirtschaftlicher Druck von außen, wachsende Anforderungen von innen: HR-Abteilungen stehen heute unter einem Effizienz-Erwartungsdruck, der so groß ist wie selten zuvor. Gleichzeitig fehlt in vielen Unternehmen der Überblick, was HR wirklich kostet, wie Budgets zielgerichteter genutzt und vorhandene Ressourcen effizienter eingesetzt werden können. Genau hier setzt die aktuelle Studie „Was HR die Unternehmen kostet“ von Kienbaum und der Deutschen Gesellschaft für Personalführung (DGPF) an. Auf Basis von rund 200 befragten deutschen Unternehmen liefert sie belastbare Zahlen zu Kostenstrukturen, Investitionsmustern und Effizienzpotenzialen in der HR-Abteilung. Das Ergebnis: ein sehr klares Bild – und konkrete Handlungsempfehlungen für HR-Teams, die besser werden wollen.
 

HR ist und bleibt personalintensiv

Durchschnittlich 2.600 Euro kostet HR pro Mitarbeitenden im Jahr. Damit liegt der Anteil an den Unternehmensgesamtkosten im Schnitt bei rund 1,5 Prozent. Knapp drei Viertel dieser Kosten entfallen auf Personalvollkosten, also auf die Gehälter der HR-Mitarbeitenden selbst. Nur elf Prozent der HR-Gesamtkosten werden in Entlastung durch Dienstleister und Outsourcing-Services investiert. HR skaliert in der Praxis also typischerweise über interne Kapazitäten. „HR ist in vielen Unternehmen immer dann gewachsen, wenn Probleme gewachsen sind – nach dem Motto ‚Mehr Einstellungen, mehr Payroll, mehr Konflikte, mehr Sonderfälle = mehr Menschen in HR‘“, erklärt Folke Grigo, unabhängiger People & Culture Strategieberater. „Gleichzeitig wurde HR oft nur punktuell digitalisiert, aber nicht wirklich neu gedacht. Viele reden seit Jahren über Effizienz, aber solange schlechte Prozesse einfach digital übernommen werden, skaliert HR weiter über Köpfe statt über Produktivität.“

Zurück zur Studie: Der größte Einzelposten innerhalb der HR-Funktion ist demnach HR Operations mit 32 Prozent der Gesamtkosten. Darunter fallen etwa Personalverwaltung, Entgeltabrechnung, Vertragsmanagement und administrative Prozesse. Zukunftsgerichtete Themen wie Transformation, strategische Workforce-Planung und Gesundheit der Belegschaft schlagen hingegen mit nur jeweils vier Prozent zu Buche. Aber genau hier liegt Potenzial: Wer operative Prozesse effizienter gestaltet, setzt Ressourcen frei, die HR eigentlich andernorts braucht.
 

Risiko digitale Transformation und KI

Im operativen Tagesgeschäft führt kein Weg an modernen Software-Lösungen für die Sicherstellung des HR-Betriebs vorbei – etwa für Stammdatenpflege, Payroll oder Bewerbermanagement. 83 Prozent der befragten Unternehmen geben an, dass sie im laufenden Jahr mit HR-Tech und Self Services zur Kostenoptimierung beitragen werden. Knapp Dreiviertel wollen mit Automatisierung durch generative KI ihre HR-Kosten senken. Allerdings investiert bislang mehr als die Hälfte nicht in KI-Anwendungen in HR. Während digitale Transformation und KI zu den meistgenannten Unternehmensrisiken zählen, bleibt HR in der Umsetzung zögerlich. Und dafür sieht HR-Stratege Grigo folgenden Grund: „Die größte Hürde ist selten die Technik, sondern fehlende Klarheit. Viele wissen gar nicht genau, welche Probleme sie eigentlich lösen wollen. Mein Rat wäre immer: nicht mit KI anfangen, sondern mit einer Bestandsaufnahme. Wo frisst HR heute unnötig Zeit? Wo gibt es Systembrüche, manuelle Schleifen, Doppelarbeit? Erst standardisieren, dann automatisieren und dann KI sinnvoll draufsetzen. Sonst automatisiert man am Ende nur Chaos.“
 

Entlastung schaffen, Effizienz steigern: Sechs wirkungsvolle Ansatzpunkte

Mit Blick auf das laufende Jahr rechnet der Großteil der Befragten mit steigenden oder stabilen HR-Gesamtkosten. Trotz Kostendruck bleiben Kosteneinsparungen im Personalbereich die Ausnahme. Die Devise für HR muss also lauten: Budgets umschichten und mehr aus den vorhandenen Mitteln rausholen – zum Beispiel mit folgenden sechs Maßnahmen:

• #1: HR-Kostentransparenz schaffen: Wer weiß, was HR das eigene Unternehmen kostet, kann fundierte Entscheidungen treffen. Eine Kostenstrukturanalyse muss dabei kein riesiges Projekt sein. Schon ein erster Überblick über die größten Kostenblöcke und bestenfalls über die indirekten Aufwände bei Führungskräften und Mitarbeitenden zeigt, an welchen Stellen Kostenfresser bestehen und wo Investitionen in Technologie oder externe Leistungen Sinn ergeben.
• #2 HR-Prozesse auf den Prüfstand stellen: Viele HR-Prozesse sind historisch gewachsen. Eine ehrliche Bestandsaufnahme und darauf aufbauend eine gezielte Verschlankung schaffen Kostenentlastung sowie Klarheit im Team darüber, worauf es wirklich ankommt. Folke Grigo empfiehlt: „HR fängt idealerweise bei wiederkehrenden operativen Prozessen an wie Administration, Stammdatenpflege, Freigaben, On- und Offboarding sowie Reporting. Da steckt viel Reibung drin, die im Alltag keiner mehr hinterfragt, denn: ‚Wir machen das schon immer so.‘ Es zahlt sich aus, mit zwei, drei Prozessen zu starten, die oft vorkommen und alle nerven, statt ein großes Transformationsprogramm aufzusetzen.“
• #3 Self Services anbieten: Urlaubsanträge, Adressänderungen, Gehaltsauskünfte: Vieles davon kann von Mitarbeitenden selbst erledigt werden – wenn die technische Basis stimmt. Self-Service-Portalebefreien HR von Routineaufgaben und erhöhen gleichzeitig die Zufriedenheit der Mitarbeitenden, die jederzeit ihre Daten im Zugriff haben und nicht mehr auf Rückmeldungen warten müssen.
• #4 Digitale Personalakte einführen: Papierbasierte oder halb-digitale Personalakten verursachen überproportional viel Aufwand für Ablage, Pflege, Weitergabe und Auskunft. Und sie werden auch in Zeiten von Beitragsverfahrensordnung (BVV)und elektronisch unterstützter Betriebsprüfung (euBP) zu einem rechtlichen Risiko. Die Einführung einer Digitalen Personalakte reduziert den Verwaltungsaufwand für HR – genau wie die indirekten Kosten in Form von Zeit, die Mitarbeitende und Führungskräfte mit Dokumentenanfragen, Weiterleitungen und Freigaben verbringen.
• #5 Payroll auslagern: Die Entgeltabrechnung ist einer der personalintensivsten und regulatorisch sensibelsten Bereiche in HR. Fehler sind teuer, ständig gibt es neue gesetzliche Änderungen und Verzögerungen durch personelle Engpässe können Sie sich nicht erlauben. Kein Wunder, dass Outsourcing im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung in der Praxis sehr bewährt ist. Wer die Abrechnung in spezialisierte Hände gibt, gewinnt Kapazitäten zurück – und schläft ruhiger, wenn das nächste Sozialversicherungs- oder Steuerrecht in Kraft tritt.
• #6 Externes Wissen gezielt einbinden: Ob für Arbeitsrecht, Entgelttransparenz oder Digitalisierung: Auch neben der klassischen Gehaltsabrechnung gibt es für HR einige Themen, die zu speziell sind oder zu sehr Veränderungen unterliegen, um internes Know-how dauerhaft wirtschaftlich vorzuhalten. Wer externe Dienstleistungen und Beratung gezielt nutzt, hält die eigene HR-Abteilung schlank – und gewinnt gleichzeitig Qualität durch die eigene Fokussierung.
   

HR auf dem Weg zu mehr Wirkung
Bestenfalls stehen Sie gerade nicht vor der Frage, was Sie im HR-Bereich wo einsparen können, sondern vielmehr: Was wird möglich, wenn HR nicht mehr die Hälfte seiner Zeit mit administrativer Arbeit verbringt? „Dann wird HR nicht kleiner, sondern wertvoller: Weniger Verwalter, mehr Architekt, weniger Prozesspolizei, mehr Sparringspartner. HR kann bestenfalls endlich mehr von dem machen, was Unternehmen wirklich brauchen: bessere Führung, klarere Performance, saubere Organisationsentscheidungen, stärkere People Experience“, so Folke Grigo.

Die Ergebnisse der Kienbaum-Studie sehen wir in diesem Kontext als eine Aufforderung an HR, vorhandene Potenziale konsequenter zu nutzen. HR-Teams, die ihre operative Last reduzieren – durch eine ehrliche Bestandsaufnahme, durch den Fokus auf die echten HR-Pain-Points und eine klare Priorisierung – schaffen sich kostbare Freiräume für die strategischen Herausforderungen von heute und morgen. Der erste Schritt auf dem Weg dahin ist sicher der schwierigste. Aber es lohnt sich, ihn zu gehen.